01_das projekt.
Digitale Schnittstelle für die Auftragsabwicklung in der Kartonagenproduktion
Joseph Schulte GmbH
Die Auftragsabwicklung, der Prozess von der ersten Kundenanfrage bis hin zum Versand des Produktes an den Kunden, ist gekennzeichnet durch einen komplexen Informationsfluss und einen hohen Abstimmungsaufwand zwischen den beteiligten Fachabteilungen und dem Kunden.
02_die ausgangssituation.
digital transformation office
Ausgangssituation und Herausforderung
Die Auftragsabwicklung, der Prozess von der ersten Kundenanfrage bis hin zum Versand des Produktes an den Kunden, ist gekennzeichnet durch einen komplexen Informationsfluss und einen hohen Abstimmungsaufwand zwischen den beteiligten Fachabteilungen und dem Kunden.
Auch das mittelständische Familienunternehmen Josef Schulte GmbH stand vor den Herausforderungen, die dieser Prozess mit sich bringt. Es ergibt sich ein komplexes Netzwerk aus Kunden, Vertrieb, Entwicklung, Produktion sowie externen Lieferanten und Dienstleistern, welches mit heterogenen Ressourcen und Werkzeugen (von der handgeschriebenen Notiz bis hin zum ERP-System) gemanagt wurde.
Der Einsatz neuer digitaler Dienste in Form digitaler Schnittstellen schafft hier Abhilfe: Sie sorgen für mehr Transparenz und ermöglichen die Automatisierung von Prozessschritten.
03_die vorgehensweise und lösung.
digital transformation office
Vorgehensweise und Lösung
Mit dem Ziel, den Auftragsabwicklungsprozess des Kartonagen-Herstellers durch die Integrierung einer Applikation zu digitalisieren und optimieren, analysierte das Projektteam zunächst die Ausgangslage des Unternehmens.
Im Zuge dessen wurde der Prozess von der Kundenanfrage bis zur Auslieferung des Produktes aufgenommen und erkennbare Probleme wurden identifiziert, um Potenziale abzuleiten.
Mit der Ist-Aufnahme als Basis gelang die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen und daraus resultierend die Ableitung von Soll-Prozessen. Letztere beschreiben den möglichen Ablauf typischer Vertriebsvorgänge mit App-Unterstützung.
Parallel wurden Anforderungen an die App gesammelt, die sich aus den aufgedeckten Schwachstellen und Potenzialen ergaben. Die zusammengetragenen Anforderungen wurden anschließend priorisiert. Aus den priorisierten Anforderungen konnten nun konkrete Maßnahmen für technische Anpassungen und mögliche neue Systeme abgeleitet werden. Zur Finalisierung eines ganzheitlichen Konzepts wurden die abgeleiteten Funktionen sowie das Aussehen und die Bedienbarkeit der App in mehreren Versionen als Mock-ups dargestellt.
Nach Diskussion und Bewertung durch die Vertriebsmitarbeiter konnte am Ende ein funktionaler und visuell ansprechender Entwurf betrachtet werden. Das Konzept diente als Grundlage für die Entwicklung eines funktionsfähigen Prototyps, der auf frei verfügbaren Bibliotheken und Schnittstellen aufbaut.
04_kundennutzen.
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kundennutzen.
Effizienzgewinn durch digitale Vernetzung
Verbesserte Erfüllung der Kundenbedürfnisse
Flexibilitätssteigerung der Mitarbeiter
Bessere Entscheidungsfindung
05_das sagt der kunde.
„Die Chancen einer Kooperation mit der Wissenschaft, liegen auf der Hand. Die Fraunhofer-Forscher bringen neue Ideen und einen neutralen Blick auf für uns altbekannte Prozesse.“
Pascal Pöhler
Assistent der Geschäftsführung
Josef Schulte GmbH
06_die methode.
digital transformation office
Eingesetzte Methoden
und Werkzeuge
Workshop
OMEGA-Prozessmodellierung
Service Blueprint
